AI-telefonsvarare för företaget och hur den fungerar
Förstå hur en AI-telefonsvarare fungerar och när den passar ert bolag. Guiden går igenom teknik, upplägg och vad ni bör fråga en leverantör.
En AI-telefonsvarare, ibland kallad AI-receptionist, är en agent som svarar i telefon när ingen på företaget kan. Den för ett samtal i stället för att spela in ett meddelande. Agenten kan besvara vanliga frågor, ta emot ärenden och lämna över ett underlag till er personal. Real Talk erbjuder AI-kundtjänst där en svensktalande AI-agent tar emot inkommande samtal åt medelstora och stora företag.
Vad är skillnaden mot en vanlig telefonsvarare?
En traditionell telefonsvarare spelar upp ett inspelat meddelande. Den som ringer lämnar sedan ett röstmeddelande efter en signal. Någon på företaget lyssnar av detta i efterhand.
En AI-telefonsvarare fungerar i stället som en agent. Den svarar i telefonen, för ett samtal och är utformad för att förstå vad den som ringer vill. Agenten besvarar vanliga frågor och tar emot hela ärendet. Sedan lämnar den över informationen till er personal med ett färdigt underlag.
På marknaden kallas en sådan agent också för AI-receptionist eller AI-telefonist. Real Talk använder begreppet AI-telefonist för sin tjänst.
När räcker andra lösningar?
En vanlig telefonsvarare räcker ofta för det lilla bolaget med få samtal. Den passar bra när kunderna accepterar att vänta på svar tills ni har tid att ringa tillbaka.
Bemannad telefonpassning passar när ni vill att en riktig människa alltid ska svara. Då tar en extern partner emot samtalet och förmedlar budskapet vidare. Det ger en personlig kontakt utan att er egen personal blir störd.
När tar AI-telefonsvararen emot samtalen?
Ni bestämmer själva när agenten ska svara. Den kan vara i gång dygnet runt eller ta samtalen enbart utanför era öppettider. Då fungerar den som en nattväxel som samlar in alla ärenden till nästa morgon.
Ett annat upplägg är att agenten agerar overflow. Då tar den över när kön är full eller när ingen i personalen hinner svara. Ni kan också låta agenten ta emot alla inkommande samtal först av allt för att sortera dem.
Hur läggs agenten in i er växel?
Det krävs ingen ny växel för att starta. Leverantören tilldelar ett telefonnummer. Ni lägger in numret i er befintliga struktur.
Därifrån styr ni vilka samtal som går till agenten. När den är kopplad till ert system kan den hämta information och utföra åtgärder under samtalet.
När ett samtal avslutas skickas ärendet till er. Personalen får ett mejl eller ett underlag i ert ärendesystem med en kort sammanfattning. All data behandlas i datacenter inom EU.
Vad bör ni prova och fråga en leverantör?
Prova tjänsten med era egna ärenden innan ni bestämmer er. Ställ också konkreta frågor inför ett köp.
- Be att få ringa och prata med en demoagent.
- Fråga hur personuppgifter hanteras och var de lagras.
- Ta reda på vad det kostar när samtal kopplas vidare till er personal.
- Fråga hur agenten gör om den inte förstår inringaren.
- Fråga vem som bygger agenten och sköter den efter starten.
Vanliga frågor
Måste vi byta växel för att använda en AI-telefonsvarare?
Nej, ni behåller er befintliga växel. Ni får ett svenskt telefonnummer som ni lägger in i ert nuvarande system. Därifrån väljer ni vilka samtal agenten tar hand om.
Vad är skillnaden mellan en AI-telefonsvarare och en AI-receptionist?
Orden används om samma sorts tjänst. Real Talk kallar sin AI-telefonist.
Vad händer om agenten inte kan lösa problemet?
Agenten lämnar då över ärendet till personalen. Samtalet styrs över till er tillsammans med en sammanfattning. Då slipper den som ringer dra sin historia från början.
Guiden är skriven av Real Talk, Nordens AI-telefonist.