AI-telefonist eller callcenter för er kundtjänst

En AI-telefonist och ett externt callcenter kan användas tillsammans. Agenten lär sig då av hur medarbetarna på callcentret löser ärendena och kan efter hand lösa fler på egen hand. Real Talk erbjuder AI-kundtjänst där en svensktalande AI-agent tar emot inkommande samtal åt medelstora och stora företag och löser uppgifter i era verksamhetssystem när den är kopplad till dem.

Det externa callcentret

En outsourcad kundtjänst innebär att ett annat företag svarar i telefon i ert namn.

Ett externt callcenter passar bra när ärenden kräver mänskligt omdöme. Det gäller också vid säljsamtal, vid känsliga samtal eller när ni vill att en människa alltid svarar.

Hur långa är samtalen med agenten?

Hos Real Talks kunder tar ett samtal med agenten omkring en minut. Jämför gärna med den genomsnittliga samtalstiden i ert callcenter för samma slags ärenden.

Upplärning över tid

På en extern kundtjänst byts personalen ibland ut. Då behöver nya medarbetare läras upp. Det gör att svaren kan skifta mellan personer och över tid.

Fråga leverantören hur de sköter upplärningen av nya medarbetare. Ni kan också fråga hur de ser till att kunden får samma svar oavsett vem som tar samtalet.

Så svarar agenten

En AI-telefonist svarar på samma sätt varje gång utifrån samma kunskapsbas. Den tar emot många samtal samtidigt utan kö.

Agenten går rakt på ärendet. Det gör att samtalen ofta blir korta.

Kunskap om just ert företag

Agenten bygger på ert eget underlag. Underlaget kan vara er hemsida, era instruktioner och er kunskapsbas. Agenten är utformad för att förstå vad den som ringer vill.

När ni uppdaterar er kunskapsbas slår ändringen igenom på en gång.

Ärendet löses i samtalet

Ärendet kan lösas under samtalet i stället för att bli ett meddelande. Den kan skicka ett textmeddelande med en länk för att till exempel boka en tid.

Den kopplar också till rätt person eller avdelning utifrån era egna regler. Agenten kan också lämna ärendet till rätt person eller avdelning.

Agenten som första linje

Agenten passar som första linje. Den löser de vanliga ärendena och kopplar vidare de övriga till callcentret med ett underlag. Då slipper den som ringer upprepa sig.

Ni kan ha två upplägg i er växel. I det första svarar agenten först för alla samtal. I det andra svarar en medarbetare först. Agenten tar sedan vid när ingen svarar, när det är stängt eller som extra bemanning vid toppar. I båda finns callcentret kvar för den som vill prata med en människa.

Kopplingen är enkel. Ni behåller er växel och ert callcenter. Ni lägger in ett svenskt telefonnummer till agenten i växeln. Agenten kopplar vidare till callcentrets nummer när samtalet behöver en människa.

Agenten lär sig av människorna

När agenten är första linje spelas också de samtal den kopplar vidare in. Dessa samtal transkriberas och analyseras med samtalsanalys. Då ser ni hela samtalet. Ni ser hur medarbetarna på callcentret löser de ärenden agenten lämnar över.

De här insikterna matar agentens kunskapsbas. På så vis lär sig agenten av medarbetarna.

Efter hand kan den lösa fler ärenden på egen hand.

Insyn i varje samtal

Varje samtal transkriberas och sammanfattas. I översikten ser ni både lösta och kopplade samtal.

I samtalsloggen läser ni i lugn och ro vad som sades.

Kostnaden följer volymen

Ni betalar en fast månadsavgift och därefter ett pris per minut. Vidarekopplade samtal har en lägre kostnad än de inkommande.

Det gäller också när agenten tar samtalen vid toppar: ni betalar för samtalstiden.

Råd för att börja och frågor att ställa

Börja med en del av samtalen eller vissa ärenden först. Låt callcentret vara kvar för resten av samtalen.

Då kan ni i lugn och ro se när det fungerar. Ställ gärna dessa frågor till callcentret och till leverantören av agenten:

• Hur lär sig nya medarbetare på callcentret vår verksamhet?
• Hur kopplar agenten vidare till callcentret, och vad får medarbetaren med sig?
• Spelas de kopplade samtalen in och analyseras, så att agenten kan ta fler ärenden efter hand?
• Hur tar leverantören av agenten betalt för samtal som kopplas vidare?
• Kan agenten ligga som första linje i vår nuvarande växel?

Vanliga frågor

Måste vi välja mellan en AI-telefonist och ett callcenter?

Nej, ni behöver inte välja. Agenten tar emot de vanliga frågorna medan callcentret hanterar samtal som kräver mänskligt omdöme.

Kan agenten svara när callcentret har stängt?

Ja, en AI-telefonist arbetar dygnet runt. Den samlar in uppgifter från den som ringer. Ärendet ligger sedan redo när personalen är på plats igen.

Vad händer när agenten kopplar vidare samtalet?

Agenten skickar med en sammanfattning av ärendet. Då slipper den som ringer upprepa sin fråga. Medarbetaren kan ta vid där agenten slutade.

Måste vi byta växel för att använda tjänsten?

Ni behåller er nuvarande växel. Ni lägger in ett svenskt telefonnummer till agenten i växeln. Det kräver inga stora byten av system.

Testa live

Startguide

Boka en demo