Alternativ till extra bemanning vid säsongstoppar och kampanjer

Alternativ till extra bemanning handlar om att hitta flexibla sätt att hantera fler kundärenden. Ni kan ta in extern personal, erbjuda återuppringning, bygga ut er självbetjäning eller låta en AI-telefonist avlasta er. Valet beror på hur mycket tid ni har för förberedelser och hur snabbt ni behöver skala upp.

När passar det att ta in egna säsongsanställda?

Att anställa extra personal för en säsong innebär att ni tecknar tidsbegränsade avtal. Ni tar in nya medarbetare under en kort period.

Detta alternativ kräver mycket förberedelse. Ni lägger tid på rekrytering, avtal, upplärning och schemaläggning långt innan volymerna ökar.

Extra bemanning i egen regi är rätt val när ni har lång framförhållning. Det passar också bra om era ärenden är så komplicerade att de kräver mänsklig fingertoppskänsla. Lösningen bygger på att ni vet exakt när era arbetstoppar kommer.

Hur fungerar det med bemanningsföretag och extern kundtjänst?

Bemanningsföretag lånar ut personal till er egen arbetsplats under en viss tid. En extern kundtjänstleverantör tar i stället över en del av er hantering. De besvarar samtalen från sina egna lokaler. Båda alternativen innebär att ni hyr in kapacitet från en annan part.

Införandet kräver att ni tecknar avtal och sätter upp rutiner för fakturering. Den inhyrda personalen behöver också tillgång till era system. En extern leverantör kräver dessutom att ni utbildar deras agenter i era riktlinjer.

Dessa alternativ passar bäst när ni behöver skala upp tillfälligt. De är bra för kampanjer där ni har budget för externa tjänster.

Vad innebär återuppringning och längre svarstider?

Detta alternativ betyder helt enkelt att ni låter kunderna vänta längre på svar. Ni kan erbjuda återuppringning så att personen slipper sitta kvar i kön. Kundtjänsten ringer sedan upp när det finns tid.

Förberedelsen är liten. Den handlar oftast bara om att slå på funktionen för återuppringning i er nuvarande växel. Ni kan också behöva ändra era inspelade meddelanden för att förklara situationen.

Lösningen passar när ni oväntat drabbas av högt tryck. Återuppringning passar under korta perioder.

Vilka ärenden kan vi lösa med självbetjäning på webben?

Självbetjäning innebär att ni bygger ut er webbplats med svar på vanliga frågor. Tanken är att kunden ska hitta sin egen lösning och inte behöva ringa överhuvudtaget.

Detta kräver att ni analyserar vilka frågor som är vanligast. Därefter skriver ni tydliga texter som besvarar dem. Ni behöver också se till att informationen är lätt att hitta på sidan.

Självbetjäning passar utmärkt för enkla rutinärenden och breda frågor. Det är ingen snabb lösning för att hantera en plötslig kampanj.

Hur avlastar en AI-telefonist när vi inte hinner svara?

En AI-telefonist är ett system som besvarar samtal med en naturlig röst. Agenten sköter er telefonpassning genom att enbart ta emot de samtal som personalen inte hinner med. Den är utformad för att förstå vad inringaren vill. Den som ringer för ett samtal med agenten.

Agenten hämtar information och utför åtgärder under en pågående dialog när den är kopplad till era system. Som förberedelse skickar ni ert underlag precis som det är. Börja avgränsat med en del av samtalen och öka ansvaret när ni känner er trygga.

Alternativet passar när ni vill att samtalen som personalen inte hinner med ändå besvaras. Tjänsten saknar telefonkö och hanterar många inkommande samtal samtidigt oavsett tid på dygnet. All data behandlas i datacenter inom EU.

Vilka frågor ska vi ställa när vi väljer alternativ?

Innan ni bestämmer er för hur ni ska lösa nästa säsongstopp bör ni jämföra olika vägar. Ställ tydliga krav på dem ni överväger att anlita.

• Hur snabbt kan ni skala upp hanteringen när vi lanserar en ny kampanj?
• Behöver vi binda oss för en lång avtalsperiod eller betalar vi löpande?
• Ingår utbildning och uppsättning eller krävs mycket arbete av vår personal?
• Hur hanteras kundernas information rent tekniskt under samtalen?

Vanliga frågor

Hur presenterar agenten sig?

Agenten säger att den är en AI i början av samtalet. Ni bestämmer själva den exakta formuleringen.

Kan AI-telefonisten hämta information i våra system?

Ja. Agenten hämtar information och utför åtgärder under en pågående dialog när den är kopplad till era system. Vi anpassar dessa arbetsflöden utifrån era specifika behov.

Byter vi växel för att använda tjänsten?

Ni behåller ert befintliga telefonsystem precis som det är. Vi tilldelar ett vanligt svenskt telefonnummer till AI-agenten som ni enkelt lägger till i er nuvarande miljö.

Vilka språk pratar agenten?

Agenten pratar svenska och många andra språk. Den kan dessutom byta språk mitt under ett pågående samtal om inringaren föredrar det.

Boka en demo