Alternativ till talsvar för företagets växel

Det finns flera alternativ till ett talsvar med knappval för att hantera inkommande samtal. Ni kan förenkla er nuvarande meny, erbjuda återuppringning, använda direktnummer eller anlita en bemannad telefonpassning. Ett annat alternativ är en AI-telefonist som är utformad för att förstå ärendet när den som ringer berättar med egna ord.

När är ett talsvar med knappval rätt val?

Ett traditionellt talsvar låter inringaren trycka på knappar för att hamna rätt. Tekniken är ofta redan inbyggd i era befintliga system. Det är en beprövad metod som styrs av er nuvarande växel.

Detta passar bäst när ni har ett fåtal tydliga avdelningar. Om ni bara har två eller tre svarsgrupper är en kort meny ofta fullt tillräcklig. Det är också rätt val när ni inte har volymer som motiverar en mer avancerad lösning.

För att förbättra upplevelsen kan ni se över menyns struktur. Ni kan förenkla ert befintliga talsvar genom att skala bort onödiga val och hålla instruktionerna korta.

Hur fungerar direktnummer till avdelningar?

Ett alternativ till en gemensam ingång är att ge varje avdelning ett eget telefonnummer. Den som ringer väljer rätt nummer redan på er webbplats. Samtalet går sedan rakt till rätt grupp utan mellansteg.

Detta är en enkel lösning som inte kräver någon central sortering. Det bygger på att era kunder vet exakt vem de behöver prata med.

Lösningen passar bra när era olika enheter arbetar fristående från varandra. Den fungerar mindre bra om kunden har ett komplext ärende som spänner över flera områden.

När passar återuppringning bäst?

Återuppringning innebär att den som ringer lämnar sitt nummer i stället för att vänta i telefonkön. Era medarbetare ringer sedan upp personen när det finns ledig tid. Systemet hanterar kön i bakgrunden.

Detta ger kunden frihet att göra annat i stället för att lyssna på väntemusik. Det jämnar också ut arbetsbelastningen för er personal under dagen.

Metoden är utmärkt när ni har tillfälliga toppar i samtalsvolymen. Den kräver dock att era medarbetare faktiskt har tid att ringa tillbaka inom rimlig tid.

Vad innebär en bemannad telefonpassning?

Ni kan låta en extern partner svara i telefon när ni inte hinner. Det är riktiga människor som tar emot samtalet och kopplar vidare eller tar ett meddelande. Tjänsten kan användas hela dygnet eller enbart vid arbetstoppar.

Ett mänskligt svar ger ett personligt mottagande. Telefonisten kan hantera grundläggande frågor och sortera samtalen utifrån era instruktioner.

Detta passar företag som vill ha en mänsklig röst i luren men saknar egen personal för uppgiften.

Hur fungerar en AI-telefonist i växeln?

En AI-telefonist är en digital tjänst som tar emot inkommande telefonsamtal. Den som ringer säger sitt ärende med egna ord i stället för att trycka på knappar. Agenten pratar med en naturlig röst och är utformad för att förstå vad inringaren vill.

Ni placerar röstagenten bakom er nuvarande växel på ett vanligt svenskt telefonnummer. Därifrån styr ni vilka kontakter som skickas vidare till agenten. Tjänsten är öppen dygnet runt och tar emot många samtal samtidigt helt utan kö.

Agenten löser uppgifter direkt i era verksamhetssystem när den är kopplad till dessa via automationer. Den kan hämta information och utföra åtgärder under en pågående dialog. All information behandlas i datacenter inom EU.

Hur samarbetar AI-telefonisten med personalen?

Ett vanligt upplägg är att agenten hanterar rutinsvar och enkla kopplingar. Er personal får då tid över till de komplicerade samtalen. Börja gärna med en del av samtalen för att utvärdera flödet.

Ber den som ringer om mänsklig kontakt kopplar agenten vidare ärendet. När tjänsten eskalerar ett ärende överförs samtalet med fullständig kontext. Er medarbetare får direkt tillgång till all insamlad data.

Kunden slipper upprepa sin historia från början. Ni kan i stället ta vid exakt där agenten slutade.

• Vilka samtal tar er personal i dag som agenten hade kunnat lösa?
• Hur ser volymerna ut under tider då ni har stängt?
• Vilka uppgifter kan automatiseras för att spara tid?

Vanliga frågor

Måste vi byta telefoniplattform för att använda en AI-telefonist?

Nej. Ni behåller ert befintliga telefonsystem. Vi delar ut ett svenskt telefonnummer som ni enkelt lägger till bakom er nuvarande växel.

Vilka språk talar agenten?

Den behärskar svenska, norska, finska, danska och många andra språk. Agenten kan byta språk mitt under ett pågående samtal om inringaren föredrar det.

Hur kommer vi i gång?

Vi bygger en demoagent av ert befintliga material som ni sedan får provringa själva innan riktig trafik släpps in.

Hur presenterar sig agenten?

Agenten säger att den är en AI i början av samtalet. Ni bestämmer själva den exakta formuleringen.

Boka en demo