Felanmälan i fastighetssystemet med AI-telefonist
I den här guiden går vi igenom hur felanmälningar i telefon blir färdiga ärenden. Ni får veta vilka uppgifter som krävs och hur en AI-telefonist lägger in dem via ett API.
En AI-telefonist kan ta emot felanmälningar i telefon dygnet runt. När den är kopplad till ert system lägger den in uppgifterna via ett API. Saknas en koppling skickar den i stället ärendet som ett strukturerat mejl till er inkorg.
Hur går ärendet från telefon till system?
När en människa svarar i telefon skriver personen in uppgifterna för hand. En AI-telefonist gör samma sak digitalt. När den är kopplad till ert system kommunicerar den genom ett API.
Ett API fungerar som en digital brygga mellan två program. Då kan agenten hämta och lämna information på egen hand. Många fastighetsbolag arbetar i olika fastighetssystem. Ni beställer API-åtkomst av er leverantör.
Vilka uppgifter behöver agenten samla in?
För att en felanmälan ska gå att följa upp behövs rätt information från start. AI-telefonisten ställer följdfrågor till den som ringer. Den är utformad för att förstå vad inringaren vill.
Uppgifterna måste stämma överens med fälten i ert fastighetssystem. Agenten ber om de detaljer ni väljer. Ofta krävs vissa grunduppgifter för att ärendet ska bli komplett.
- Fastighet och lägenhetsnummer.
- Vilket utrymme felet gäller.
- Kategori av fel.
- Hyresgästens namn.
- Telefonnummer att ringa tillbaka på.
Hur vet vi att rätt person felanmäler?
Agenten behöver veta att den som ringer har rätt att anmäla ett fel. Det går att stämma av på flera sätt under samtalets gång.
Ofta räcker det att telefonnumret finns i systemet. Agenten kan också be inringaren knappa in ett kundnummer. Då vet ni vem anmälan kommer från innan arbetet börjar.
Vad händer om vi saknar ett API?
Ibland dröjer en integration. Det går att komma i gång ändå. Utan integration får ni ärendet som ett strukturerat mejl.
Ärendet kommer till er inkorg. Informationen står i samma ordning varje gång. Sedan kan er personal skriva in anmälan för hand i systemet.
Hur inför vi tjänsten stegvis?
Börja med en del av samtalen. Ni kan låta AI-telefonisten svara när kontoret har stängt. Den kan också fungera som overflow när kön är full.
Felanmälan passar bra som ett första steg. Det är ett avgränsat flöde med tydliga uppgifter att samla in. Efter hand kan agenten ta emot flera ärenden, som frågor om hyra.
Hur arbetar Real Talk med felanmälan?
Real Talk är Nordens AI-telefonist. Agenten får ett eget svenskt nummer under knappvalet för felanmälan i er växel. Den som ringer berättar om sitt ärende med egna ord. Om den som ringer ber om en människa kopplas samtalet vidare. Medarbetaren får då en sammanfattning och det insamlade underlaget.
Vi skickar en specifikation för API-kopplingen. Sedan bygger vi integrationen från vår sida. Alla personuppgifter behandlas i datacenter inom EU. Ni skickar ert underlag till oss precis som det är. Vi bygger en demoagent av informationen. Ring gärna och prova.
Vanliga frågor
Måste vi byta växel för att använda tjänsten?
Nej, ni behåller er växel. AI-telefonisten får ett eget svenskt telefonnummer som ni lägger till under ert knappval för felanmälan.
Vad händer när någon ringer om ett akut fel?
Ni sätter reglerna för vad som räknas som akut. De samtalen kopplas till en människa eller hänvisas till jouren utifrån ert eget upplägg.
Kan agenten svara när vi har stängt för dagen?
Ja, AI-telefonisten tar emot samtal dygnet runt. Den samlar in uppgifterna så att ärendet ligger redo när ni öppnar igen.
Förstår AI-telefonisten vad inringaren menar?
Agenten är utformad för att förstå vad inringaren vill även när ärendet beskrivs med egna ord. Den ställer följdfrågor tills underlaget är komplett.
Guiden är skriven av Real Talk, Nordens AI-telefonist.