Användningsområden för AI-telefonist på ert företag
Här får ni en genomgång av de vanligaste användningsområdena. Läs hur agenten kan avlasta er kundtjänst och växel.
En AI-telefonist tar emot inkommande samtal och utför uppgifter i era verksamhetssystem. Den fungerar ofta som huvudväxel, hanterar felanmälningar eller går in som overflow när personalen pratar. Agenten är utformad för att förstå vad inringaren vill och kopplar rätt.
Vilka samtal kan agenten koppla i huvudväxeln?
AI-telefonisten kan ligga först i er nuvarande växel. Den svarar när någon ringer och frågar vad saken gäller. Personen säger sitt ärende med egna ord. Agenten är utformad för att förstå vad inringaren vill.
Därefter kopplar agenten samtalet utifrån era egna regler. Den hittar rätt person eller avdelning. Inringaren slipper lyssna på en lång meny.
Hur fungerar overflow när kön växer?
Ibland hinner er personal inte svara på alla samtal. Då växer kön i växeln. Ni kan låta agenten gå in som overflow. Den tar över samtalen när belastningen blir hög.
Agenten tar emot hur många samtal som helst på samma gång. Fler samtal blir besvarade direkt. Er personal får en lugnare arbetsmiljö.
Kan röstagenten ta emot felanmälningar?
Agenten tar ofta emot felanmälningar för fastigheter. Den frågar efter adress och vad felet handlar om. Den som ringer berättar med egna ord.
När den är kopplad till ert system lägger agenten in anmälan direkt. Annars samlar den ihop informationen och lämnar över den till er. Ni bestämmer riktlinjerna för vad som räknas som akut. Akuta fel kopplas till en människa.
Hur svarar agenten på återkommande frågor?
Många samtal rör samma saker. Inringare vill ofta veta status på en order eller boka tider. Röstagenten använder er kunskapsbas för att ge rätt svar.
Agenten hämtar information under ett pågående samtal. Er personal slipper upprepa rutinsvar. De får tid över till de mer krävande samtalen.
Vad händer när agenten lämnar ärendet vidare?
Vill den som ringer prata med en människa kopplas samtalet vidare. Agenten skickar med en sammanfattning av ärendet. Medarbetaren får tillgång till all insamlad data.
Den som ringer slipper dra sin historia från början. Ärendet kommer strukturerat till er inkorg via mejl eller direkt i era verksamhetssystem. All data behandlas i datacenter inom EU.
Vilka språk hanterar AI-telefonisten?
Agenten talar svenska, norska, finska och danska. Den behärskar många andra språk utöver dessa. Den som ringer kan byta språk mitt i ett pågående samtal.
AI-telefonisten märker bytet och följer med. Tjänsten är öppen dygnet runt. Inringare får hjälp på sitt eget språk även när kontoret har stängt.
Vilket användningsområde börjar man med?
Börja med ett avgränsat område. Välj ut de vanligaste ärendena. Felanmälan eller kopplingar i växeln är ofta bra första steg. Det ger er ett tryggt upplägg.
Skicka ert underlag till oss precis som det är. Vi bygger en demoagent. Ring gärna och prova. När det fungerar kan agenten lära sig att ta emot fler ärenden.
- Vilka är våra vanligaste rutinsvar?
- När på dygnet växer kön som mest?
- Vad vill vi att agenten hämtar från vår kunskapsbas?
- Var står ni nu?
Vanliga frågor
Måste vi byta växel för att använda tjänsten?
Ni behåller er befintliga växel. Ni får ett vanligt svenskt telefonnummer av oss. Ni lägger till numret som ett knappval eller som overflow i er växel.
Hur vet vi om samtalen håller hög kvalitet?
Vi mäter varje enskilt samtal i efterhand. En modell läser hela dialogen och granskar den mot agentens instruktioner. Ni kan också fråga inringaren via sms om hjälpen räckte.
Vad kostar en AI-receptionist?
Vi kombinerar en fast månadsavgift med ett pris per minut. I månadsavgiften ingår fria minuter. Vidarekopplade samtal har ett lägre pris än de inkommande.
Behöver vi en integration för att komma i gång?
Ni kommer i gång redan första dagen, utan integration. Varje ärende lämnas över strukturerat via mejl. Senare kan ni beställa en API-koppling hos er leverantör vid behov.
Guiden är skriven av Real Talk, Nordens AI-telefonist.