AI i telefonväxeln: En guide för företag

Ni behåller ert nuvarande telefonsystem precis som det är. En AI-telefonist får ett eget vanligt telefonnummer som ni lägger in som en mottagare i växeln. Därifrån styr ni sedan exakt vilka samtal som ska gå till agenten.

Hur kopplas agenten in bakom växeln?

Det krävs ingen ny telefoniplattform för att skaffa en AI-telefonist. Ni får ett eget telefonnummer till agenten. Detta nummer lägger ni sedan in som ett knappval eller en vidarekoppling i ert nuvarande system.

Ni styr själva vilka samtal som går till numret. På så sätt kontrollerar ni exakt vilka kontakter agenten hanterar. Det är inget stort systembeslut att komma i gång.

Vilka samtal ska agenten ta emot?

Det finns flera vanliga sätt att fördela samtalen mellan personal och agenten. Ett upplägg är att AI-telefonisten tar alla samtal först. Den hanterar då rutinsvar och kopplingar helt själv.

Ett annat upplägg är att agenten enbart fångar upp de samtal som personalen inte hinner svara på. Ett tredje alternativ är att agenten bara aktiveras utanför era öppettider. Tjänsten tar emot flera samtal samtidigt.

Börja med en del av samtalen. Ni kan sedan öka ansvaret när ni känner er trygga.

Vad behöver vi förbereda internt?

Innan ni startar behöver ni kartlägga vilka ärenden som brukar komma in. Skicka ert befintliga material till oss på Real Talk. Vi bygger en demoagent av informationen, och den får ni sedan provringa. Ni slipper skriva om era dokument.

Ni behöver bestämma vart samtal ska kopplas när en inringare vill prata med en människa. Dessutom ställer ni in agentens röst, taltempo och tonläge. Ni sätter också upp riktlinjer för vilka egna beslut agenten får ta.

Hur fungerar överlämning till personal?

Om inringaren ber om att få prata med en människa eskalerar agenten samtalet. Medarbetaren får direkt tillgång till en sammanfattning och all insamlad kontext.

På så vis slipper kunden dra sin historia igen. Er personal tar vid exakt där dialogen pausades. Ni kan dessutom granska de samtal som skickats vidare för att se om agentens instruktioner behöver justeras.

Kan agenten agera i våra egna system?

Ja. När AI-telefonisten är kopplad till era verksamhetssystem kan den hämta information och utföra uppgifter. Det sker via automationer under en pågående dialog.

Detta låter agenten boka tider eller kolla order mot era egna databaser. Arbetsflödena anpassas utifrån era specifika behov.

Vad bör vi fråga en leverantör?

När ni utvärderar olika lösningar finns det många områden att granska. Det är viktigt att veta hur språket hanteras och var datan stannar. All data behandlas i datacenter inom EU när ni använder Real Talk. Här är några frågor ni kan ställa inför ett val.

• Är agenten utformad för att förstå vad den som ringer vill med egna ord?
• Får ni provringa en demoagent innan riktig trafik släpps in?
• Skickas all insamlad kontext med när samtalet kopplas till personal?
• Hur följs kvaliteten upp efter lansering?
• Vem äger insikterna från analysen av samtalen?

Vanliga frågor

Vad är en AI-telefonist?

Det är en lösning där en AI-agent tar emot inkommande telefonsamtal åt företag. Den pratar med en naturlig röst och fungerar som en extra kollega i telefonin. Agenten är utformad för att förstå vad den som ringer vill även när personen använder egna ord.

Talar agenten om att den är en AI?

Ja, AI-telefonisten förmedlar detta direkt i inledningen av samtalet. Ni bestämmer själva de exakta orden den använder för att presentera sig. Tydligheten gör att kunden från start vet vem den pratar med.

Vilka språk kan agenten prata?

Real Talks agent behärskar svenska, norska, finska, danska och många andra språk. Den byter enkelt språk mitt i ett pågående samtal om inringaren gör det.

Vad kostar de inkommande samtalen?

Ni betalar en fast prenumeration och därefter ett pris per påbörjad samtalsminut. Vidarekopplade samtal debiteras till en lägre kostnad än de inkommande.

Boka en demo