AI i stället för talsvar i företagets växel

Ett traditionellt talsvar låter inringaren välja väg genom att trycka på knappar i telefonen. En AI-telefonist låter i stället personen berätta om sitt ärende med egna ord. Systemet är utformat för att förstå vad inringaren vill och för en riktig dialog.

Hur skiljer sig AI från ett vanligt talsvar?

Ett talsvar med knappval kräver att den som ringer lyssnar igenom en meny. Personen måste sedan välja det alternativ som låter mest rätt. Detta fungerar bra när alternativen är få och tydliga.

Med en AI-telefonist slipper personen lyssna igenom en lång meny för att hamna rätt. Den som ringer berättar för en conversational AI om sitt ärende med egna ord. Agenten är utformad för att förstå vad inringaren vill.

Vad behöver vara på plats före ett byte?

Innan ni släpper in en AI-telefonist i växeln behöver ni kartlägga er nuvarande trafik. Ni behöver veta vilka ärenden som kommer in och vart de ska kopplas. Det är också viktigt att klargöra vad som ska kunna besvaras direkt i telefon.

För att agenten ska kunna utföra uppgifter under en pågående dialog krävs automationer. Automationer kopplar agenten till företagets interna arbetsflöden.

• Vilka typer av samtal som är vanligast.
• Vilka avdelningar ärendena tillhör.
• Vilka frågor som kan lösas med ett färdigt rutinsvar.

Hur börjar vi med en del av trafiken?

Det är klokt att börja med en del av samtalen. Ni kan inleda smalt och öka ansvaret när ni känner er trygga. Ett sätt är att behålla ert nuvarande talsvar och lägga till agenten som ett av valen i menyn.

Ni behåller ert befintliga telefonsystem precis som det är. Vi delar ut ett svenskt telefonnummer som ni enkelt lägger till i er nuvarande miljö. Ni bestämmer själva om agenten ska ta alla ärenden eller enbart de som medarbetarna inte hinner med.

Hur fungerar överlämningen till personal?

Inringarens samtal skickas vidare om personen ber om mänsklig kontakt. Ni ställer själva in hur generöst agenten kopplar vidare samtalen. Samtalet överförs då till er personal eller till ett annat system.

Vid en eskalering skickar agenten med en sammanfattning av ärendet. Medarbetaren får direkt tillgång till all insamlad data. Detta gör att kunden slipper upprepa sig och er personal kan ta vid exakt där agenten slutade.

• Vem som ska ta emot samtalet när agenten lämnar över.
• Vilken information som behöver samlas in innan överlämning.
• Hur agenten ska hantera samtal utanför era öppettider.

Hur fungerar Real Talks agent i vår växel?

Real Talk erbjuder en röststyrd AI-agent som tar emot inkommande samtal åt medelstora och stora företag. Ni lägger till röstagenten bakom er egen växel och det befintliga telefonnumret. Tjänsten är öppen dygnet runt och tar emot en obegränsad mängd inkommande samtal på samma gång.

Vi bygger en demoagent av ert befintliga material. Sedan provringer ni själva för att höra om svaren håller innan riktig trafik släpps in. All information och data behandlas i datacenter inom EU. Innehållet krypteras och ni äger själva insikterna från analyserna.

Vanliga frågor

Måste vi byta telefonsystem för att använda en AI-telefonist?

Nej, ni behåller er befintliga plattform precis som den är. Vi tilldelar ett telefonnummer som ni lägger till bakom er nuvarande växel. Därifrån styr ni själva vilka kontakter som skickas vidare till agenten.

Kan AI-telefonisten kolla ordrar i våra system?

Ja, via automationer kan agenten kopplas till era befintliga verksamhetssystem. Detta låter den hämta information och utföra uppgifter mot era egna databaser under samtalet.

Vilka språk förstår agenten?

Agenten behärskar svenska, norska, finska, danska och många andra språk. Den är utformad för att förstå vad inringaren vill oavsett språk. Agenten kan dessutom byta språk mitt under ett pågående samtal om inringaren föredrar det.

Boka en demo