AI-telefonist vid överflöd av inkommande samtal

En AI-telefonist vid överflöd tar emot de inkommande samtal som annars hade hamnat i telefonkö. Ni ställer in er nuvarande växel så att obesvarade samtal går vidare till ett vanligt telefonnummer där agenten svarar direkt.

Hur fungerar det i er nuvarande växel?

Ni behåller ert befintliga telefonsystem precis som det är. Ni får ett svenskt telefonnummer av er leverantör. Detta nummer lägger ni in som en mottagare i er nuvarande växel. Sedan bestämmer ni reglerna för när inkommande samtal ska skickas vidare dit.

Ett vanligt sätt är att ställa in en tidsgräns. Om ingen medarbetare har svarat efter ett visst antal signaler kopplas kunden till AI-telefonisten. Ett annat sätt är att låta samtalen gå över direkt när alla i personalen är upptagna. Ni styr helt över hur stor del agenten tar.

Vad gör AI-telefonisten med samtalet?

Agenten svarar omedelbart och är utformad för att förstå vad inringaren vill. Kunden berättar om sitt ärende med sina egna ord. AI-telefonisten svarar sedan på de frågor den känner till. Den kan också ta emot felanmälningar eller boka tider när den är kopplad till era egna system.

Om ärendet kräver mänsklig hjälp tar agenten emot informationen och gör en sammanfattning. Sedan lämnar agenten över samtalet till er personal. Medarbetaren får direkt tillgång till underlaget. Kunden slipper därmed upprepa sin historia.

Varför är överflöd ett bra första steg?

Börja avgränsat för att lära känna tekniken. Genom att bara skicka överflödet till AI-telefonisten behåller er personal sina vanliga samtal. Börja med en del av samtalen för att se hur tekniken fungerar. Ni kan sedan öka ansvaret när ni känner er trygga.

Ni ser snabbt vilka frågor som ställs ofta. Samtalen kan spelas in och transkriberas. Ni bestämmer själva om det ska ske. Vår tjänst mäter också hur stor andel av samtalen agenten klarar helt själv. All personlig information behandlas i datacenter inom EU.

När är metoden som mest användbar?

Real Talks agent tar emot många samtal samtidigt. Tjänsten saknar helt telefonkö. Metoden passar när ni har tillfälliga toppar i trafiken. Agenten avlastar er när personalen annars hade haft svårt att hinna med.

Ett exempel är under korta säsongstoppar. Ett annat exempel är vid stora kampanjer som skapar många kundfrågor på kort tid. Tjänsten är öppen dygnet runt. Agenten kan alltså också ta samtal när er personal har stängt för dagen.

Vad bör ni fråga en leverantör?

När ni utvärderar olika lösningar finns det flera saker att tänka på. Fråga hur integrationen ser ut och var er data lagras. Ta också reda på hur systemet hanterar överlämningar till en människa.

• Behöver vi byta ut vår nuvarande växel eller plattform?
• Förstår agenten vad kunden säger om kunden använder egna ord?
• Skickas insamlad kontext med när samtalet går vidare till personal?
• Var sparas våra inspelade samtal och underlag?
• Finns det möjlighet att testringa en egen agent innan vi startar?

Vanliga frågor

Kan vi bestämma när agenten ska ta samtalen?

Ja. Ni ställer in reglerna i er egen växel. Ni kan till exempel låta samtalen gå till agenten efter tre signaler eller när alla linjer är upptagna.

Kan agenten boka tider och kolla order?

Ja. Via automationer kan AI-telefonisten kopplas till era befintliga verksamhetssystem. Den kan då hämta information och utföra uppgifter medan samtalet pågår.

Vad kostar det när samtal kopplas vidare till oss?

Vidarekopplade samtal debiteras per minut. De har en lägre kostnad än de inkommande samtalen. Ni betalar en prenumeration och därefter ett pris per påbörjad samtalsminut.

Behöver vi byta vårt växelsystem?

Nej. Ni behåller er befintliga telefoniplattform. Vi tilldelar ett svenskt telefonnummer som ni enkelt lägger till bakom er nuvarande växel.

Förstår AI-agenten svenska bra?

Agenten kan hantera samtal på svenska och många andra språk. Den är utformad för att förstå vad inringaren vill även när ärendet beskrivs med egna ord.

Boka en demo