Ärenden från AI-telefonist via mejl till er inkorg
Här förklarar vi hur AI-telefonisten gör om samtal till mejl. Läs om när det passar verksamheten och vad skillnaden är mot en systemintegration.
En AI-telefonist samlar in uppgifter under samtalet och gör om dem till ett strukturerat mejl. Ärendet kommer till er inkorg i stället för att inringaren kopplas till en människa. Arbetssättet passar bolag som fördelar uppgifter från en gemensam adress eller arbetar i ett system som kan läsa av inkommande mejl.
Vad innehåller mejlet från agenten?
Varje ärende lämnas över i ett strukturerat mejl. Uppgifterna står i samma ordning varje gång. Mejlet visar vem som ringde och vad saken gäller. Ni får en sammanfattning av samtalet och kontaktuppgifter för återuppringning.
Agenten samlar in den information ni ber den om. Den klassar också ärendet utifrån era regler. Det hjälper er att bedöma vad som brådskar och vem som ska ta hand om saken.
Vem tar emot mejlet hos er?
AI-telefonisten är utformad för att förstå vad inringaren vill. Mejlet kan gå till olika mottagare hos er beroende på vad ärendet gäller. Handlar samtalet om en faktura skickas mejlet till ekonomiavdelningen. Gäller det felanmälan går det till er support.
Detta arbetssätt passar ett företag som redan fördelar uppgifter från en gemensam inkorg. Många ärendesystem tar också emot mejl på en bestämd adress och gör om dem till ärenden. Det betyder att ni kan använda era nuvarande rutiner.
När passar mejl i stället för koppling?
Många frågor kräver inget svar under ett pågående samtal. Då samlar agenten in informationen. Er personal tar sedan hand om frågan när de har tid. Fler samtal blir besvarade direkt och inringaren slipper köa.
Alternativet är att koppla samtalet vidare. Då pratar uppringaren med agenten först och med er personal därefter. Detta passar för akuta problem som inringaren behöver få lösta under själva samtalet.
Hur skiljer sig mejl från en integration?
När agenten är kopplad till ert system kan den lägga in uppgifterna där under samtalet. Det kräver att ert system har ett API och att ni beställer åtkomst av er systemleverantör.
Utan integration överlämnas ärendet i stället som ett strukturerat mejl. Då kan ni starta utan några systemkrav. Många bolag väljer att börja med ett avgränsat flöde via mejl. När de känner sig trygga bygger de en integration.
- Läser ert nuvarande ärendesystem av inkommande mejl?
- Har er systemleverantör ett API för att skapa ärenden?
- Behöver inringaren få svar av en människa under samtalet?
Hur skickar Real Talk vidare ärenden?
Med Real Talk kommer ni i gång redan första dagen utan integration. Ärendet kommer till er inkorg. När samtalet är klart ligger ett mejl redo med vem som ringde, vad saken gäller och en sammanfattning. All data lagras och behandlas i datacenter inom EU.
I nästa steg kan ärendet gå rakt in i ärendesystemet om er leverantör har ett API. Ni beställer API-åtkomst av er systemleverantör. Vi skickar specifikationen, guidar er och bygger sedan integrationen åt er utan kostnad.
Vanliga frågor
Förstår agenten när kunden förklarar med egna ord?
Ja, agenten är utformad för att förstå vad inringaren vill. Den som ringer berättar om sitt ärende med egna ord. Agenten ställer följdfrågor och skapar därefter ett underlag.
Vilka språk talar AI-telefonisten?
Den behärskar svenska, norska, finska, danska och många andra språk. Agenten kan byta språk under samtalet om inringaren föredrar det. Texten i mejlet följer de riktlinjer ni har satt upp.
Hur kommer vi i gång om vi vill prova tjänsten?
Ni skickar in ert befintliga underlag precis som det är. Vi bygger sedan en demoagent. Ni ringer och provar den innan vi släpper in riktig trafik.
Guiden är skriven av Real Talk, Nordens AI-telefonist.