AI-receptionist eller telefonpassning för ert företags växel

En telefonsvarare spelar in ett röstmeddelande som ni lyssnar av i efterhand. Bemannad telefonpassning låter en extern person svara i ert namn och ta emot ett meddelande åt er. En AI-receptionist för samtalet själv, löser ärendet eller kopplar vidare till rätt person med full kontext.

Hur fungerar en telefonsvarare?

En traditionell telefonsvarare spelar upp ett förinspelat meddelande när ingen på företaget kan svara. Den som ringer får sedan möjlighet att tala in ett eget röstmeddelande efter en signal. Ni lyssnar av dessa meddelanden när ni har tid och ringer sedan tillbaka till personen.

Detta alternativ passar bra när ni har en lägre volym av inkommande samtal. Det fungerar också väl om era inringare inte förväntar sig ett omedelbart svar. Det är ett enkelt sätt att säkerställa att inga ärenden går helt förlorade när personalen är upptagen.

Vad innebär bemannad telefonpassning?

Bemannad telefonpassning betyder att ett externt bolag tar emot de samtal ni inte hinner svara på. En människa svarar i ert företags namn. Personen noterar vad saken gäller, tar emot kontaktuppgifter och skickar sedan ett meddelande till er. Därefter tar er egen personal över och kontaktar den som ringde i efterhand.

Detta arbetssätt passar utmärkt när ni vill erbjuda ett personligt bemötande utan att anställa mer egen personal. Inringaren får prata med en människa direkt, även om ärendet inte kan lösas under just det samtalet. En egen reception fungerar på ett liknande sätt men är placerad lokalt hos er, vilket passar utmärkt om ni även tar emot fysiska besök.

Hur arbetar en AI-receptionist?

När ni väljer detta alternativ är det en AI-telefonist som tar emot inkommande samtal åt företaget. Agenten pratar med en naturlig röst och för en riktig dialog. Den är utformad för att förstå vad inringaren vill även när ärendet beskrivs med egna ord. På så vis slipper personen lyssna igenom en lång meny för att hamna rätt.

Genom automationer kan agenten kopplas till era befintliga verksamhetssystem. Detta låter den hämta information och utföra uppgifter mot era egna databaser under samtalet. Funktionen är tillgänglig dygnet runt och tar emot många samtal på samma gång.

Hur går överlämningen till personal till?

Oavsett lösning behöver svåra ärenden ofta skickas vidare till er egen personal. Med bemannad telefonpassning får ni vanligen ett meddelande i ett system. Ni får då läsa vad saken gäller innan ni ringer upp personen när ni har tid.

När ni använder Real Talks tjänst skickas inringarens samtal vidare om personen ber om mänsklig kontakt. Medarbetaren får direkt tillgång till insamlad data så att kunden slipper upprepa sig. Överlämningen sker medan samtalet fortfarande pågår.

Hur lägger vi till AI-telefonisten i växeln?

Ett bra första steg är att prova i en begränsad skala. Börja med en del av samtalen och öka ansvaret när ni känner er trygga. Ni behåller ert befintliga telefonsystem. Vi delar ut ett svenskt telefonnummer som ni enkelt lägger till i er nuvarande miljö.

Därifrån styr ni vilka kontakter som skickas vidare till agenten.

• Agenten läggs till som en mottagare bakom företagets egen lösning.
• Ni bestämmer om den ska ta alla ärenden eller enbart de som medarbetarna inte hinner med.
• All information och data behandlas i datacenter inom EU.

Vanliga frågor

Vad skiljer telefonpassning från en AI-receptionist?

Telefonpassning innebär att en människa hos en extern partner svarar och tar emot ett meddelande åt er. En AI-receptionist är en AI-telefonist som svarar direkt. Den för en dialog och kan lösa uppgifter i era system.

Måste vi byta växel för att använda Real Talk?

Ni behåller ert befintliga telefonsystem precis som det är. Vi tilldelar ett vanligt svenskt telefonnummer till AI-telefonisten. Ni lägger sedan in detta nummer under ett befintligt tonval i er nuvarande struktur.

Vilka språk pratar agenten?

Agenten för naturliga konversationer på svenska och många andra språk. Den byter enkelt språk mitt i ett pågående samtal om inringaren byter. Ni ställer själva in taltempo och väljer en passande personlighet.

Boka en demo